Przetwarzamy dane osobowe w różnych celach:

I. Dane osobowe Gości Hotelu oraz osób dokonujących rezerwacji naszych usług Zakres danych osobowych Gości Hotelu, który przetwarzamy obejmuje:

1) Imię i nazwisko,

2) Dane kontaktowe: adres email, numer telefonu,

3) Numer dokument tożsamości,

4) Adres zamieszkania,

5) Datę pobytu,

6) Preferencje dotyczące usług Hotelu oraz zakres korzystania z usług Hotelu,

7) Dane o osobie rezerwującej pobyt, dane o osobach towarzyszących (np. ich liczba, dane dotyczące ich pobytu)

8) Dane o płatnościach i dane do wystawienia faktur VAT.

Przetwarzamy dane osobowe Gości w celu świadczenia usług hotelarskich i towarzyszących. Przetwarzamy dane osobowe nie tylko osób, które zawarły z nami bezpośrednio umowę o świadczenie usług hotelarskich, ale również osób, które towarzyszom naszym Gościom lub są beneficjantami usług Hotelu (np. są gośćmi odbywającego się w Hotelu eventu lub przyjęcia). Przetwarzamy również dane osobowe Gości dla celu poprawy jakości naszych usług, przewidywania zapotrzebowania na nasze usługi w przyszłości oraz spełnienia wymaganych od hotelu naszej klasy.

Dane osobowe naszych Gości przetwarzamy również dla celów podatkowych (np. w związku z wystawieniem faktury VAT) i innych celów wynikających z przepisów prawa (np. ustawy o rachunkowości).

Przetwarzamy również dane osobowe Gości w ramach monitoringu wizyjnego. Monitoring ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa Gościom Hotelu oraz innym osobom przebywającym na jego terenie. Monitoring zabezpiecza również mienie znajdujące się na terenie Hotelu.

Podstawą przetwarzania danych osobowych Gości jest przede wszystkim umowa o świadczenie usług hotelarskich lub towarzyszących (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Przetwarzamy również dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych nałożonych na Hotel oraz na podstawie naszych prawnie uzasadnionych interesów, co znajduje podstawę prawną na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

II. Dane osobowe osób zainteresowanych usługami Hotelu

Przetwarzamy dane osobowe osób, które są zainteresowane naszymi usługami – np. kontaktują się z nami telefonicznie czy wypełniają formularz kontaktowy na naszej stronie internetowej. Celem przetwarzania danych osobowych jest możliwość nawiązania kontaktu z osobami zainteresowanymi naszymi usługami, a podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.|

III. Dane osobowe osób zawierających umowy z Hotelem

W przypadku zawierania z Hotelem umowy o współpracy lub jakiejkolwiek innej umowy, której stroną jest Administrator, Hotel przetwarza dane osobowe osób reprezentujących naszego kontrahenta w celu wykonania tej umowy. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zw. z art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

IV. Dane osobowe osób, które wniosły reklamacje lub skargę bądź osób, z którymi mamy spór prawny

Jeżeli reklamacja lub skarga zostanie wniesiona w związku z naszymi usługami, będziemy przetwarzać dane osobowe dla celów jej rozpatrzenia. W przypadku osób, z którymi Administrator ma spór prawny przetwarzamy dane osobowe w celu dochodzenia i obrony roszczeń. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

V. Dane osobowe osób, które wyraziły zgodę na komunikację marketingową

Hotel przetwarza dane osobowe osób, które wyraziły zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej od Hotelu. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), która może zostać w każdej chwili wycofana.

Jaka jest konsekwencja niepodania danych?

W przypadku odmowy podania danych osobowych świadczenie usług hotelarskich, zawarcie umowy czy nawiązanie kontaktu przez Hotel nie będzie możliwe.

Jakie jest źródło danych osobowych, tj. skąd pozyskujemy dane osobowe?

Dane osobowe naszych Gości i kontrahentów pozyskujemy najczęściej bezpośrednio od nich samych. Oznacza to, że w przypadku rezerwacji naszych usług, podajesz nam dane osobowe bezpośrednio.

W niektórych sytuacjach możemy również pozyskać Twoje dane osobowe od osób trzecich. Przykładem takiej sytuacji jest rezerwacja grupowa usług hotelarskich, gdzie organizator (np. Twój pracodawca) podaje nam Twoje dane w związku z rezerwacją w naszym Hotelu, którą dla Ciebie zakłada.

Pozyskujemy również dane od naszych Gości, którzy dokonują rezerwacji naszych usług, ale ta rezerwacja dokonana jest pośrednio, tj. z wykorzystaniem Online Travel Agency (jak na przykład booking.com czy hotels.com). W takim przypadku to Online Travel Agency decyduje jakie dane osobowe w momencie zakładania rezerwacji trafią do naszego Hotelu. Przy czym przy rejestrowaniu się w naszym Hotelu poprosimy Cię o dodatkowe dane identyfikacyjne.

Kto może być odbiorcą danych osobowych?

Dla celów prowadzenia przez nas działalności, możemy powierzać dane osobowe naszym podwykonawcom lub udostępniać dane naszym partnerom.

Współpracujemy w firmę Profitroom, która zapewnia nam usługi informatyczne w postaci silnika do obsługi rezerwacji dokonywanych przez naszą stronę internetową.

Prowadzimy profil na Facebooku, na którym publikujemy różne informacje o naszym Hotelu. Jeżeli napiszesz do nasz na Facebooku, Facebook jako niezależny administrator będzie miał dostęp do Twoich danych osobowych.

Nasi podwykonawcy i partnerzy mogą w szczególności otrzymywać dane osobowe jeżeli świadczą na naszą rzecz następujące usługi:
1. Księgowe i audytorskie,
2. Bankowe i ubezpieczeniowe,
3. ochroniarskie,
4. taksówkowe lub przewozowe,
5. informatyczne i programistyczne,
6. prawne.

Odbiorcami danych mogą być również podmioty państwowe (np. policja czy sądy) jeżeli zwrócą się o udostępnienie takich danych.

Kontakt w sprawie danych osobowych

W sprawie danych osobowych można skontaktować się bezpośrednio z Hotelem korespondencyjnie na adres: ZAMEK KLICZKÓW SP. Z O.O. Kliczków 8, 59-724 Osiecznica lub drogą elektroniczną na adres zamek@kliczkow.com.pl