Organizacja udanej konferencji to bardzo ważny element w kreowaniu wizerunku firmy. Przygotowaliśmy dla Ciebie poradnik, dzięki któremu przeprowadzenie wydarzenia, które zakończy się sukcesem będzie łatwiejsze, a Ty unikniesz wpadek.
1. Określ plan działania
Bez dobrego planu żadne wydarzenie nie będzie dopracowane. Organizując konferencję na 50 osób zacznij tworzenie planu minimum pół roku wcześniej, a jeśli możesz, zrób to nawet rok przed. Tworząc strategię działania odpowiedz sobie na pytania: kto będzie odpowiedzialny za organizację, jaki będzie zakres tematyczny spotkania, kto należy do grupy docelowej, a wreszcie, gdzie zorganizujesz wydarzenie, np. w Zamku Kliczków.
2. Przygotuj plan szczegółowy
Jeśli będziesz mieć już gotowy zarys całego wydarzenia, możesz przejść do szczegółowego planowania. Oprócz harmonogramu wydarzeń w dniu konferencji, zapisz także wszystko, co trzeba zorganizować wcześniej – catering, transport, zakwaterowanie, atrakcje, sponsorzy. Pamiętaj też, aby doprecyzować budżet, dzięki temu unikniesz niechcianych niespodzianek. Koszty stałe możesz ograniczyć znajdując sponsorów.
3. Znajdź prelegentów
Po podjęciu decyzji o zakresie tematycznym konferencji, czas na wybór prelegentów. Jeżeli chcesz, żeby na wydarzeniu wystąpili eksperci branżowi, skontaktuj się z nimi jak najwcześniej, ponieważ mogą mieć zajęte terminy z dużym wyprzedzeniem. Minimum cztery miesiące przed wystąpieniem wyślij prelegentom informację na jaki temat będą się wypowiadać, aby spokojnie mogli przygotować prezentację.
Na koniec, kiedy wszystko będzie już szczegółowo zaplanowane, pozostaje tylko wypromowanie wydarzenia, a później już jego sama organizacja. Warto zaprosić media, które sprawią, że o Twojej konferencji będzie głośno.
